| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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Identificar las situaciones del entorno o externas que pueden ser de carácter social, cultural, económico tecnológico, político y legal, bien sean internacional, nacional o regional según sea el caso de análisis. |
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Alta dirección, jefes de oficina, profesionales universitarios o especializados.
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Formato de mapa de riesgos del DAFP y plataforma web |
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Para determinar el contexto estratégico de la institución es posible utilizar herramientas y técnicas como las que se relacionan a continuación: 1. Inventario de eventos: Son listas de eventos posibles utilizadas con relación a un proyecto, proceso o actividad determinada. 2. Talleres de trabajo: Habitualmente reúnen a funcionarios de diversas funciones o niveles. 3. Análisis de flujo de procesos: Representación esquemática de interrelaciones de ENTRADAS, TAREAS, SALIDAS Y RESPONSABILIDADES. Así mismo se identifican las situaciones internas que están relacionadas con la estructura, cultura organizacional, el modelo de operación, el cumplimiento de los planes y programas, los sistemas de información, los procesos y procedimientos y los recursos humanos y económicos con los que cuenta una entidad |
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Identificación de los riesgos |
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Líderes de programa, jefes de unidad, oficina o área
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En reunión con cada secretaria se determinan las causas, con base en los factores internos y/o externos analizados anteriormente para la entidad, y que pueden afectar el logro de los objetivos. |
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Líderes de programa, jefes de unidad, oficina o área
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Se deben realizar los siguientes pasos claves en el análisis de riesgos - Determinar probabilidad - Determinar consecuencias - Clasificación del riesgo - Estimar el nivel del riesgo Se han establecido dos aspectos a tener en cuenta en el análisis de los riesgos identificados: Probabilidad e Impacto. Por probabilidad se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo. Por Impacto se entienden las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: - Calificación del riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo.
- Bajo el criterio de Probabilidad: el riesgo se debe medir a partir de las siguientes Especificaciones: Raro, improbable, posible, probable, casi seguro. - Bajo el criterio de impacto, el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones: Insignificante, menor, moderado, mayor, catastrófico. |
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Valorar el riesgo y confrontación los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados |
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Líderes de programa, jefes de unidad, oficina o área
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Para realizar la valoración de los controles existentes es necesario clasificarlos en: - Preventivos: aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización. - Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad, después de ser detectado un evento no deseable; también la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia. El procedimiento para la valoración del riesgo parte de la evaluación de los controles existentes, lo cual implica: a) Describirlos (estableciendo si son preventivos o correctivos). b) Revisarlos para determinar si los controles están documentados, si se están aplicando en la actualidad y si han sido efectivos para minimizar el riesgo. c) Es importante que la valoración de los controles incluya un análisis de tipo cuantitativo, que permita saber con exactitud cuántas posiciones dentro de la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos es posible desplazarse, a fin de bajar el nivel de riesgo al que está expuesto el proceso analizado |
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Realizar el tratamiento del riesgo |
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Líderes de programa, jefes de unidad, oficina o área
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La Matriz de Evaluación y Calificación determinará finalmente la selección de las opciones de tratamiento del riesgo, así: . Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. . Reducir el riesgo, implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. . Compartir o transferir el riesgo, reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido. . Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso, el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo. |
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Elaborar el mapa de riesgos siendo este una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. |
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Líderes de programa, jefes de unidad, oficina o área
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Se debe tener en cuenta: - Mapa de Riesgos Institucional: Contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales está expuesta la entidad, permitiendo conocer las políticas inmediatas de respuesta ante ellos. - Mapa de Riesgos por Proceso: Facilita la elaboración del mapa institucional, que se alimenta de estos, teniendo en cuenta que solamente se trasladan al institucional aquellos riesgos que permanecieron en las zonas más altas de riesgo y que afectan el cumplimiento de la misión institucional y objetivos de la entidad |
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Monitero y seguimiento a los riesgo |
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Profesionales Unidad de transparencia y Gobierno Abierto Líderes de programa, jefes de unidad, oficina o área
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Cada líder de proceso debe diligenciar en la plataforma destinada para este fin el seguimiento al control a cada riesgo en la primera y segunda línea de defensa de manera semestral los días primeros días del mes de julio y diciembre de cada año |
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Profesionales Unidad de transparencia y Gobierno Abierto
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Se debe realizar un análisis al comportamiento de los controles establecidos y al plan de tratamiento ajustando los mapas de riesgo si es del caso |
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